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Abbinata al sito internet della Cikis S.r.l.

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg.to UE/679/2016 e del D.Lgs. 101/2018 (a modifica ed integrazione del D.Lgs. 196/2003)

1. Chi è il titolare del trattamento?

La società Cikis S.r.l., P.Iva e C.F. 10967730960, con sede legale in Piazza Po n. 6 – 20144 – Milano (MI), in persona del suo legale rappresentante Sig.ra Serena Moro, agisce in qualità di “Titolare” del trattamento (nel proseguo “il Titolare”) dei dati personali del cliente e degli eventuali coobbligati (congiuntamente definiti l'”Interessato“) di cui al successivo paragrafo 2 e può essere contattata all’indirizzo e-mail info@cikis.it – PEC cikis@pec.it.

2. Quali dati sono trattati?

Il Titolare del trattamento tratta i dati personali forniti dall’Interessato (utente del sito internet www.cikis.it di proprietà della Cikis S.r.l.), e relativi a:

  • nome,
  • indirizzo e-mail,
  • sessioni di accesso quali indirizzo IP, cookie e URL (come meglio specificato nella cookie policy di Cikis rinvenibile al link www.cikis.it/cookie-policy).

Nel seguito i dati personali trattati dal titolare saranno congiuntamente definiti “Dati”.

Il Titolare del trattamento non ha la necessità di trattare dati particolari dell’Interessato di cui all’articolo 9 e 10 del Regolamento UE/679/2016 e, pertanto, l’Interessato non deve fornirli al Titolare del trattamento: qualora l’Interessato, attraverso il form di messaggistica presente sul sito web www.cikis.it, dovesse comunicare dati appartenenti alle categorie particolari presta il suo consenso al trattamento degli stessi da parte del Titolare del trattamento. Resta inteso che, in qualsiasi momento, l’Interessato potrà revocare il consenso eventualmente prestato inviando una specifica richiesta all’indirizzo e-mail info@cikis.it o alla PEC cikis@pec.it.

3. Per quali finalità sono trattati i Dati?

Il trattamento dei Dati sarà eseguito dal Titolare del trattamento per le seguenti finalità:

a) concludere i contratti per i servizi del Titolare del trattamento;
b) adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti in essere con l’Interessato;
c) adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);
d) esercitare i diritti del Titolare del trattamento, come, ad esempio, il diritto di difesa in giudizio.

Le finalità di cui ai punti da (a) a (d) sono congiuntamente definite le “Finalità Contrattuali“.

e) per lo svolgimento di attività funzionali a eventuali cartolarizzazioni, cessioni del credito ed emissione di titoli, cessioni di azienda e di ramo d’azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni e per l’esecuzione di tali operazioni;
f) per l’esecuzione di controlli volti a prevenire eventuali frodi.

Le finalità di cui ai punti (e) ed (f) sono congiuntamente definite le “Finalità di Legittimo Interesse“.

g) per la promozione di prodotti e servizi offerti dal titolare del trattamento, anche tramite l’invio di materiale pubblicitario, comunicazioni commerciali, l’esecuzione di ricerche di mercato e attività di vendita diretta, sia tramite strumenti di comunicazione tradizionale, quale la posta cartacea, che tramite strumenti di comunicazione a distanza, quali email, newsletter, social network, e altri strumenti di comunicazione adv;

Le finalità di cui ai punti da (g) ad (i) sono congiuntamente definite le “Finalità di Marketing“.

4. Su quale base vengono trattati i Dati?

Il trattamento dei Dati:

  • è necessario per le Finalità Contrattuali in quanto volto all’esecuzione del contratto posto in essere tra il Titolare del trattamento e l’Interessato, all’erogazione dei servizi richiesti e ad ogni informazione relativa agli stessi, nei casi di cui alle lettere da (a) a (c) del precedente paragrafo 3 e per adempiere obblighi di legge nel caso di cui alla lettera (d) del precedente paragrafo 3. Il conferimento dei Dati è obbligatorio per gestire il rapporto contrattuale ed ottemperare agli obblighi di legge: qualora l’Interessato non fornisse tali Dati il Titolare del trattamento non potrà dare corso alla stipula del Contratto ed all’erogazione dei servizi offerti;
  • il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse di cui al paragrafo 3, lettera (e), è eseguito per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento e delle proprie controparti allo svolgimento delle operazioni economiche ivi indicate ai sensi dell’articolo 6, lettera f), del Regolamento UE/2016/679, adeguatamente contemperato con gli interessi dell’Interessato in quanto il trattamento avviene nei limiti strettamente necessari all’esecuzione di tali operazioni, mentre il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse di cui al paragrafo 3, lettera (f) è funzionale al perseguimento di un legittimo interesse del titolare del trattamento, adeguatamente contemperato con gli interessi dell’Interessato alla luce dei limiti imposti a tale trattamento e delle circostanze specifiche in cui il trattamento ha luogo illustrati nel medesimo paragrafo 3.

Il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse non è obbligatorio e l’Interessato potrà opporsi a detto trattamento inviando una specifica richiesta all’indirizzo e-mail info@cikis.it o alla PEC cikis@pec.it: qualora l’Interessato si opponesse a detto trattamento i suoi Dati non potranno essere utilizzati per le Finalità di Legittimo Interesse, a meno che il titolare del trattamento dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’articolo 21 del GDPR;

  • Infine, previo consenso dell’Interessato, il Dati forniti potranno essere utilizzati per le Finalità di Marketing meglio specificate alla lettera (g) del precedente paragrafo 3. Il trattamento dei Dati per Finalità di Marketing è facoltativo e, qualora l’Interessato neghi il suo consenso, lo stesso non riceverà alcuna comunicazione commerciale, non parteciperà a ricerche di mercato e non riceverà comunicazioni e servizi adattati al proprio profilo. Il mancato consenso al conferimento dei Dati per Finalità di Marketing non pregiudica in alcun modo i rapporti contrattuali instaurati con il Titolare del trattamento e l’erogazione dei servizi da questi offerti. In qualsiasi momento, l’Interessato potrà revocare i consensi eventualmente prestati inviando una specifica richiesta all’indirizzo e-mail info@cikis.it o alla PEC cikis@pec.it.

5. Come vengono trattati i Dati?

Il trattamento dei Dati dell’Interessato è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del Regolamento UE/679/2016 e, più precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, estrazione, utilizzo, comunicazione mediante ogni forma a disposizione, cancellazione e distruzione dei dati. I Dati possono essere trattati con strumenti manuali o informatici, idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza e ad evitare accessi non autorizzati e violazione dei Dati trattati.

L’archiviazione informativa dei Dati è effettuata mediante strumenti di cloud computing su server localizzati all’interno del territorio dell’UE (Irlanda): per maggiori informazioni sugli standard di sicurezza, compliance e conformità ai requirements richiesti dal GDPR adottati dai provider esterni scelti, consultate le pagine web https://support.google.com/drive/answer/2450387?hl=it.

6. A chi vengono comunicati i Dati?

I Dati potranno essere comunicati per le Finalità Contrattuali a soggetti che svolgono servizi connessi e funzionali alla gestione del rapporto contrattuale in essere o da stipulare e, in particolare, alle seguenti categorie di soggetti situati all’interno dell’Unione europea e, nei limiti di cui al successivo paragrafo 7 della presente informativa, al di fuori dell’Unione europea:

  • fornitori di servizi connessi alle attività del Titolare del trattamento;
  • di assistenza, consulenza fiscale e legale, ivi comprese società di recupero crediti;
  • fornitori di servizi informatici o di archiviazione, quale tra gli altri la società che emette e gestisce il certificato di firma digitale nel caso in cui la firma digitale sia utilizzata dall’Interessato per la firma del contratto.

I Dati potranno essere comunicati per le Finalità di Legittimo Interesse di cui al paragrafo 3, lettera (e) ed (f), a fornitori di servizi di assistenza, consulenza tecnica, fiscale e legale, soggetti cessionari dei crediti nell’ambito di operazioni di cartolarizzazione del credito o di cessione del credito per finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione del rapporto con l’Interessato ceduto, nonché all’emissione di titoli, soggetti cessionari di azienda o di ramo d’azienda, potenziali acquirenti di Cikis S.r.l. e società risultanti da possibili fusioni, scissioni o altre trasformazioni della Cikis S.r.l., anche nell’ambito delle attività funzionali a tali operazioni, e ad autorità competenti.

I Dati potranno infine essere comunicati per le Finalità di Marketing a fornitori di servizi quali responsabili esterni del trattamento e con il previo consenso dell’Interessato, ai terzi di cui al paragrafo 3, lettera (g). I soggetti sopra indicati potranno agire, a seconda dei casi, in qualità di responsabili esterni del trattamento o autonomi titolari del trattamento. L’elenco aggiornato delle società a cui saranno comunicati i Dati dell’Interessato potrà essere richiesto in qualsiasi momento al Titolare del trattamento, mediante specifica richiesta da inviare all’indirizzo di cui al paragrafo 8 della presente informativa. I Dati non saranno soggetti ad ulteriore diffusione rispetto a quanto indicato nella presente informativa.

7. I Dati sono trasferiti all’estero?

I Dati potranno essere liberamente trasferiti fuori dal territorio nazionale a Paesi situati nell’Unione europea ed a Paesi extra-UE. L’Interessato avrà il diritto di ottenere una copia dei dati detenuti all’estero e di ottenere informazioni circa il luogo dove tali dati sono conservati inviando una specifica richiesta all’indirizzo e-mail info@cikis.it o alla PEC cikis@pec.it.   

8. Quali sono i diritti dell’Interessato?

L’Interessato, oltre al diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo, ha anche i diritti di seguito elencati:

  • Art. 15 del Regolamento UE/679/2016 – Diritto di accesso: “L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento”;
  • Art. 16 del Regolamento UE/679/2016 – Diritto di rettifica: “L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa”;
  • Art. 17 del Regolamento UE/679/2016 – Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): “L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali”;
  • Art. 18 del Regolamento UE/679/2016 – Diritto di limitazione del trattamento: “L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;

b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;

c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato”;

  • Art. 20 del Regolamento UE/679/2016 – Diritto alla portabilità dei dati: “L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile”;
  • Art. 21 del Regolamento UE/679/2016 – Diritto di opposizione: “L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni”;
  • Art. 22 del Regolamento UE/679/2016 – Diritto di non essere sottoposto a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione: “L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona”.

L’esercizio dei diritti sopra riportati potrà essere effettuato medinate l’invio di una specifica richiesta all’indirizzo e-mail info@cikis.it o alla PEC cikis@pec.it, o tramite le altre modalità comunicate di volta in volta dal Titolare del trattamento.

9. Chi sono i responsabili esterni del trattamento?

L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile tramite l’invio di una specifica richiesta all’indirizzo e-mail info@cikis.it o alla PECcikis@pec.it.

10. Per quanto tempo saranno conservati i Dati trattati?

I Dati trattati dal Titolare del trattamento:

  • per le Finalità Contrattuali di cui alle lettere da (a) a (d) e per le Finalità di Legittimo Interesse di cui al paragrafo 3, lettera (e), saranno conservati per un periodo pari alla durata del Contratto e/o servizio offerto (ivi inclusi eventuali rinnovi) e per i 10 anni successivi al termine, risoluzione o recesso dello stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile; 
  • per le Finalità di Legittimo Interesse di cui al paragrafo 3, lettera (f), saranno conservati per la durata strettamente necessaria a garantire l’affidabilità delle verifiche ivi indicate; 
  • per le Finalità di Marketing di cui al paragrafo 3, lettera (g), saranno conservati per un periodo pari alla durata del Contratto e/o del servizio offerto (ivi inclusi eventuali rinnovi) e per un periodo massimo pari a 24 mesi dall’espressione del consenso da parte dell’Interessato.

11. Modiche e Aggiornamenti.

La presente informativa è valida dalla data indicata in calce. Il Titolare del trattamento potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative vigenti in materia. Qualora sostanziali, le modifiche saranno notificate in anticipo e l’Interessato potrà visionare il testo dell’informativa costantemente aggiornata presso il sito internet www.cikis.it o effettuare esplicita richiesta all’indirizzo e-mail info@cikis.it o alla PEC cikis@pec.it

Data ultimo aggiornamento del presente documento
20 novembre 2019